Acquisizione e presentazione fatture
La gestione del ciclo attivo di fatturazione parte sempre dal prodotto gestionale utilizzato dall’utente finale.
Le fatture vengono quindi caricate nel gestionale secondo le specificità del prodotto software utilizzato e successivamente inviate alla piattaforma (Portale) in formato elettronico XML SDI.
L’acquisizione dei documenti da parte della piattaforma può essere “silente”, se è utilizzata la modalità web service, oppure gestita in modo manuale attraverso l’interfaccia del portale con upload di file.
Le fatture presentate secondo quest’ultima modalità possono essere anche già firmate (formato .p7m), in questo caso la piattaforma effettua anche il controllo della firma.
Manutenzione delle fatture dalla piattaforma
Qualora l’utente sia stato abilitato all’uso del portale, è possibile visualizzare le fatture acquisite dalla piattaforma tramite appositi pannelli ed effettuare alcune variazioni. Tali interventi sono possibili solamente se i documenti acquisiti non sono stati preventivamente firmati.
Emissione fattura elettronica B2B
Il sistema permette di gestire sia la fattura telematica (invio di fattura analogica tramite canale informatico) sia la fatturazione elettronica (documento informatico firmato digitalmente e soggetto a conservazione sostitutiva).
Ciascuna fattura può essere o analogica o elettronica.
Nel secondo caso, o anche in caso di attivazione del servizio di conservazione sostitutiva, il sistema dispone di un workflow differente che prevede, prima dell’invio, lo step di firma digitale da parte dell’emittente.
L’emissione della fattura elettronica può essere gestita in una delle seguenti casistiche:
- Fattura caricata sul sistema già firmata digitalmente. Nel caso in cui il cliente produca la fattura e la firmi digitalmente all’esterno della piattaforma, il sistema riconosce che si tratta di un file firmato e non prevederà lo step di firma prima dell’invio. In questo caso il contenuto del file deve essere completo e corretto altrimenti la fattura non potrà essere modificata all’interno della piattaforma.
- Fattura caricata sul sistema non firmata digitalmente. La firma avviene direttamente sulla piattaforma secondo le modalità e le tecnologie descritte nello specifico capitolo.
Invio multicanale B2B
La piattaforma gestisce un invio multicanale da fornitore a cliente destinatario.
In funzione dell’informazione relativa al canale di invio, il sistema provvede a inviare alla controparte la fattura. Tale informazione può essere contenuta nel flusso di fatture in input oppure può essere impostata in anagrafica clienti.
Di seguito i canali supportati dalla piattaforma.
- Nel caso di invio e-mail/PEC, viene spedita una mail con testo standard contenente in allegato il file fattura; la mail spedita avrà come mittente il portale di fatturazione per tutte le aziende aderenti.
- Nel caso di invio tramite servizio di postalizzazione cartacea, viene inserita la fattura nel flusso giornaliero che la piattaforma rilascia verso il postalizzatore. Tale flusso è composto dai pdf e da un file strutturato che ne indicizza i destinatari.
- Nel caso di invio tramite canale Portale, il cliente, preventivamente censito sul sistema, può accedere tramite il proprio gestionale alla porzione di portale a lui dedicato, visualizzare le proprie fatture ricevute e usufruire di tutte le funzionalità offerte dal portale per la gestione del ciclo passivo. Per il canale portale la controparte è identificata tramite la PartitaIVA/Codice Fiscale presente nel documento.
Servizio di postalizzazione fatture
Il servizio di postalizzazione cartacea delle fatture prevede il trasferimento di tutte quelle fatture che devono essere inviate con tale canale verso la società di postalizzazione che esegue le operazioni di stampa, imbustamento e consegna al centro di smistamento postale per il recapito delle stesse.
Pubblicazione e Ricerca fatture
È possibile eseguire ricerche delle fatture archiviate su e-IS secondo tutti i criteri di ricerca possibili dalla gestione del dato strutturato, quali:
- dati di testata della fattura
- stato di avanzamento
- date di sistema
- anagrafiche di riferimento
I risultati delle ricerche saranno compatibili con le regole di consultazione definite in relazione al profilo dell’utente.
Le fatture sono archiviate sulla piattaforma e disponibili agli utenti censiti per 6 mesi, dopodiché saranno cancellate e potranno essere consultate esclusivamente sul modulo di conservazione sostitutiva.