La piattaforma gestisce in automatico tutto il ciclo di invio documenti e ricezioni esiti nei confronti dello SDI (Sistema di Interscambio).

Acquisizione fatture e creazione XML

L’acquisizione delle fatture verso la PA avviene mediante le medesime modalità descritte per le fatture B2B.
Come già visto l’accesso alla gestione avviene sempre dal gestionale dell’utente; sarà questo che fornirà le fatture in formato XML SDI. La piattaforma potrà ricevere le fatture via cooperazione applicativa o tramite Upload del file XML da interfaccia utente.
Successivamente l’utente, se abilitato alla gestione del portale, potrà manutenere i dati delle fatture presenti e riprodurre il file XML completo.
I dati del file XML vengono controllati secondo le specifiche dello SDI. 

Interrogazione Indice IPA

Durante la fase di completamento manuale sarà possibile interrogare manualmente il servizio indice PA messo a disposizione dall’Agenzia delle entrate, per recuperare il codice IPA dell’ufficio della Pubblica Amministrazione che deve ricevere la fattura.
L’interrogazione avviene a partire dalla Partita IVA dell’Ente e restituisce la lista dei codici ufficio appartenenti all’Ente.

Anagrafica clienti

Il prodotto gestisce le informazioni utili per veicolare le fatture sul canale SDI nell’anagrafica dei clienti, come ad esempio il codice IPA. Pertanto sarà possibile un automatismo per completare la fattura XML con il codice IPA del destinatario censita nell’anagrafica clienti.
Nel caso in cui la fattura sia caricata già firmata digitalmente, non è possibile, per la piattaforma, modificare la fattura per inserire nel tracciato il proprio codice di trasmissione.

Ricerca fatture

L’utente avrà a disposizione un menù che consente di ricercare e visualizzare le fatture inviate al sistema di interscambio.
Per quanto riguarda gli esiti, questi ultimi saranno ricercabili in associazione alla fattura; nel dettaglio della fattura sarà disponibile una sezione denominata “dettaglio flusso” dove sarà possibile visualizzare e scaricare le notifiche ricevute dallo SDI.
Tutte le notifiche hanno estensione XML.

Firma digitale massiva o con applet

La fattura, per essere spedita al Sistema di Interscambio (SDI), deve essere firmata elettronicamente. Il sistema firmerà il flusso con il formato cades-bes. Il modulo utilizza le stesse tecnologie di firma messe a disposizione per tutte le fatture gestite nel B2B, firma singola e massiva dei documenti, con applet o con HSM.

Trasmissione fattura a SOGEI

La trasmissione delle fatture allo SDI è gestita dall’applicazione attraverso protocollo HTTPS.
All’atto della spedizione delle fatture su questo canale, sul sistema verrà subito visualizzato un cambio di stato per informare l’utente che il flusso è stato consegnato al sistema di interscambio SDI.
Il canale web service utilizzerà l’accreditamento del Gruppo SIA per tutte le fatture trasmesse dalle aziende aderenti all’Hub.
In caso di fattura caricata sul sistema già firmata digitalmente, l’informazione del soggetto trasmittente deve essere correttamente inserita in fattura ad opera del sistema alimentante.

Ricezione ricevute e riconciliazione

Tutte le trasmissioni allo SDI prevedono dei messaggi di ritorno che confermano o meno la trasmissione.
Le notifiche/ricevute gestite dallo SDI sono:

• Notifica di scarto (NS); inviata in caso di controlli con esito negativo. La notifica viene spedita al trasmittente. I controlli effettuati dallo SDI riguardano:
  o Nomenclatura ed unicità del file trasmesso: per non inviare lo stesso file 
  o Integrità del documento 
  o Autenticità del certificato di firma 
  o Conformità del formato fattura 
  o Validità del contenuto fattura 
  o Unicità della fattura.
   
• Notifica di metadati del file fattura (MT) con trasmissione del file al soggetto ricevente 
• Ricevuta di consegna (RC): notifica inviata dallo SDI al soggetto trasmittente nel caso di buon esito della trasmissione. 
• Notifica di mancata consegna (MC): notifica inviata al trasmittente nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili allo SDI, la trasmissione al destinatario non sia possibile. 
• Notifica di accettazione/rifiuto (NE/NS); notifica inviata dal destinatario allo SDI con inoltro al trasmittente. Questa notifica viene inviata entro il termine di 15 giorni dalla data in cui la fattura viene messa a disposizione del ricevente, corrispondente alla data riportata nella ricevuta di consegna. 
• Notifica di decorrenza dei termini (DT): notifica inviata dallo SDI al trasmittente e al ricevente. 
• Notifica di file non recapitabile: messaggio che il SDI invia al trasmittente qualora, trascorsi 15 giorni dalla data della notifica di mancata consegna, non sia stato possibile recapitare in alcun modo il file FatturaPA al destinatario.

Tracking e monitoraggio trasmissione

Il processo di fatturazione prevede le seguenti fasi:

• Connessione e disconnessione dallo SDI
• Invio fatture 
• Consegna all’ente 
• Gestione esiti di invio/gestione 
• Conservazione 
• Notifiche: mail per eventuali flussi non prelevati, letti, firmati, ecc.

Tutte queste fasi possono essere gestite e monitorate direttamente da gestionale (tramite cooperazione applicativa) o utilizzando l’interfaccia del portale della piattaforma.

Conservazione sostitutiva fascicolo documentale

Le fatture inviate saranno conservate sul sistema di conservazione. Insieme alle fatture saranno conservati anche i relativi esiti.
Fatture e relativi esiti costituiranno il fascicolo (o faldone) documentale.

Gestione visualizzatori

I flussi per il sistema di interscambio e le relative ricevute si appoggiano al formato XML.
Per poter facilitare la visione di tali flussi la piattaforma mette a disposizione dei visualizzatori standard che presentano in una pagina web le informazioni contenute nel file XML.
In tal modo è anche possibile al cliente predisporsi in ogni momento delle copie locali della documentazione conservata nel caso lo ritenesse opportuno.
Su richiesta del Cliente viene inoltre inviata copia dell’archivio su CD/DVD autoconsistente.