Il modulo permette la ricezione da parte del cliente delle fatture passive che sono state caricate sul portale da fornitori censiti in anagrafica sul Portale (aziende aderenti).
È possibile eseguire ricerche delle fatture secondo tutti i criteri di ricerca possibili dalla gestione del dato strutturato, quali:
- dati di testata della fattura
- stato di avanzamento
- date di sistema
- anagrafiche di riferimento
E’ possibile effettuare l’export delle fatture attraverso funzione utente o cooperazione applicativa.
Analogamente è possibile estrarre anche i documenti fattura per un’eventuale archiviazione su altri sistemi.
Presa in carico e verifica delle fatture passive
Il modulo gestisce il ciclo interno di verifica delle fatture passive creando una “pratica” il cui fine è l’accettazione e la relativa riconciliazione della fattura con l’ordine o l’entrata merci oppure il rifiuto della fattura.
Per ciascuna fattura ricevuta, il cliente ha a disposizione le seguenti possibilità previste dal sistema:
- accettare la fattura, mediante apposito pulsante che determina un cambio di stato della fattura, visibile alla controparte e che determina l’inserimento nella gestione incassi/pagamenti
- rifiutare la fattura, mediante apposito pulsante che anch’esso determina un cambio di stato della fattura
- chiamare in causa un utente con profilo verificatore, determinando il passaggio allo stato di “verifica” della fattura, inserendo una richiesta di intervento sotto forma di commento
- attivare il processo di disputa
Le funzionalità del modulo sono le seguenti:
- gestione dello stato della fattura in termini di avanzamento nel work flow di verifica
- possibilità di coinvolgere nella verifica molteplici attori (personale dell’amministrazione, enti interni, magazzino) ognuno con privilegi di accesso al sistema congruenti con le loro mansioni nello svolgimento della pratica
- gestione delle notifiche agli attori coinvolti nel work flow
- gestione del tracking della pratica: passaggi di stato delle fatture, azioni eseguite dagli utenti coinvolti nel processo di verifica, tempi di evasione della pratica
- possibilità di aggiungere informazioni alla fattura quali riferimento all’ordine di lavoro o alla nota di esecuzione lavori al fine di gestirne poi la riconciliazione nel sistema gestionale
- attivazione del processo di disputa.
Gestione della disputa
Il modulo consente di gestire il processo di disputa tra due controparti aderenti all’Hub, relativamente ad una fattura inviata tramite canale Portale.
Il modulo fornisce un canale di comunicazione bi-direzionale tra i due soggetti (cliente e fornitore) attraverso il quale sarà possibile:
- visualizzare la fattura oggetto della disputa
- scambiare messaggi di testo.
Il processo si chiude con un esito che sarà definito dal cliente (il soggetto che ha ricevuto la fattura) e tutti i dati relativi al processo di disputa sono archiviati nel sistema e visibili alle due parti.