Acquisizione documenti e indici

Si tratta di un modulo opzionale; qualora non venga attivato il sistema può procedere con lo scarico dei documenti verso l’azienda in modo tale che possano essere da questa conservati nell’ ambiente che riterrà opportuno.

Tale opzione viene impostata in fase di configurazione dell’azienda aderente. 
Il sistema di conservazione è integrato con il servizio di fatturazione elettronica. Pertanto le fatture vengono trasferite sul sistema di conservazione in tipologie documentali predefinite (fatture elettroniche attive/passive, fatture analogiche attive/passive) e classificate secondo parametri di classificazione standard per le relative tipologie documentali.

Creazione e conservazione dei lotti di documenti

L’attività ha lo scopo di memorizzare i documenti sul supporto fisico di conservazione secondo i passi previsti dalla normativa, rendendoli ricercabili e consultabili tramite i criteri di ricerca caratteristici per la tipologia di documenti.
La sequenza di operazioni svolte nell’ambito del sistema di conservazione è la seguente:

• si genera il lotto di conservazione in funzione della data dei documenti e in funzione di parametri di controllo quali la dimensione massima e il numero massimo di documenti che possono essere compresi nel lotto. Il lotto di documenti è sempre omogeneo per tipologia di documenti contenuti al suo interno.
  a. La tempistica di creazione del lotto è configurabile per azienda e tipo documento e verrà definita in fase di avvio del progetto. 
  b. Il sistema di conservazione genera automaticamente il file indice del lotto (evidenza informatica), contenente gli hash di tutti i documenti del lotto.
   
• Il file indice del lotto di conservazione viene firmato digitalmente dal Responsabile della conservazione individuato dall’outsourcer. 
  
  
• Viene apposta la marca temporale al file indice del lotto.
  
  
• Il sistema trasferisce automaticamente i documenti sul supporto fisico di conservazione e aggiorna i dati applicativi dei documenti con i dati relativi alla posizione in conservazione in modo da renderlo sempre disponibile e ricercabile dall’utente in consultazione.

Consultazione, esibizione e scarto dei documenti

Nell’ambito del modello operativo e dell’architettura logica descritta in precedenza, la funzionalità messa a disposizione del cliente consiste nella consultazione dell’archivio a norma contenente tutti i documenti caricati e conservati.
La consultazione dei documenti conservati può avvenire mediante interfaccia utente sulla piattaforma di conservazione ovvero con funzioni integrate nel gestionale che utilizzano la cooperazione applicativa.
I documenti sono ricercabili tramite opportune funzioni di ricerca messe a disposizione dall’applicazione di conservazione che permettono di valorizzare ciascuno dei metadati caratteristici del documento quale criterio per la ricerca.
I criteri di ricerca sono quelli configurati per tipologia di documento in fase di avviamento del servizio.
Le funzioni di esibizione consentono la visualizzazione dei singoli documenti conservati e anche lo scarico di lotti di conservazione corredati delle relative evidenze informatiche firmate digitalmente e delle marcature temporali, in modo da soddisfare completamente i requisiti in caso di ispezione da parte dell’autorità fiscale. In tal modo è anche possibile al cliente predisporsi in ogni momento delle copie locali della documentazione conservata nel caso lo ritenesse opportuno.
Su richiesta del Cliente viene inoltre inviata copia dell’archivio su CD/DVD autoconsistente.

In ogni caso la consegna dell’archivio da parte del Gruppo SIA al cliente attraverso CD/DVD autoconsistenti, mediante apposito verbale di consegna, avviene nei seguenti casi:

• cessazione del contratto di outsourcing del procedimento di conservazione: una volta terminato e non rinnovato il contratto di outsourcing di conservazione in ciascuna delle proprie componenti, RA Computer provvede a restituire l’archivio dei documenti conservati al cliente, o a soggetto da questi delegato, che ne assume l’incarico di Responsabile della conservazione
• al termine del periodo di conservazione decennale, qualora richiesto dal cliente. In questo caso il Gruppo SIA provvede a generare la Lista di scarto contente i metadati dei documenti conservati per più di 10 anni e la consegna al cliente.